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酒店档案管理制度
根据《中华人民共和国档案法》及有关法规的规定,公司的人力资源部应该做到有关档案的管理工作。
档案管理实行统一领导,分节管理的原则,维持档案的真实、完善与安全,便于将来使用。
1、员工档案
员工档案由公司的人力资源部统一管理,人力资源部应全面掌握酒店员工基本情况的收集、鉴别、管理和利用工作。为做好考察培养使用工作提供重要的依据。员工档案主要分以下二类:
(1)员工人事档案
员工人事档案是人力资源部从个人为单位集中保存起来的反映个人一定时期的社会经历和德才表现的文件资料。主要包括以下基本内容:员工履历、自传、鉴定、考核、考察资料,学历和评聘专业技术职称及专业工种技术等级考核或鉴定材料;党团、奖励处分材料;任免、工资、录用、离店等审批表及其它有关重要材料。
a、员工人事档案的收集、整理和保管
员工人事档案整理应按有关方面规定的十个大类进行。整理、装订成册的材料必须具有一定保存价值,还要符合进入员工人事档案的规定。
员工人事档案必须存放在可靠安全的场所,做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盗工作。并实施专人保管。
b、员工人事档案的查阅和借用
查阅人事档案,必须办理查阅登记手续,查阅一般员工人事档案,由人力资源部总监批准;查阅管理人员人事档案按管理权限办理审批手续。
外单位人员需要查阅、借用人事档案时,必须出示有效的证明,并经有关领导批准。查阅和借用人事档案的人员必须严格遵守保密制度,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容,违反者视情况轻重,予以批评教育直至纪律处分。
c、员工人事档案的传递
在员工录用和离店时,人力资源部应及时办理员工人事档案的传递,做到传递手续完备,材料完整。
员工人事档案的传递不得由本人办理。
(2)员工的工作档案
从员工进入饭店开始,记录员工在为公司工作过程中各个阶段的个人经历,思想品德;业务表现、教育培训、奖惩记录的综合情况。材料包括:员工求职申请、招聘录用、劳动合同和有关离店记录等资料;教育培训记录、专业特长与爱好的资料;工资福利资料;劳动业绩、服务工作评估资料;出勤记录、工作岗位流动等资料。
员工工作档案由员工所在部门负责收集、整理和管理,人力资源部负责指导。每一年由人力资源部负责指导部门对员工的各种资料进行汇总、鉴别、分类和归档。员工离店或部门之间调动时由所在部门将员工工作档案转入人力资源部。
2、部门工作档案
人力资源部的工作档案分为人力资源档案、工资福利档案、教育培训档案和行政人事档案等四个部分,分别记录人力资源部的工作。
(1)人力资源档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及员工招聘录用或离店的审批材料,劳动合同资料(包括签订、续签、变更、解除、终止劳动合同的有关资料),岗位变更资料等。
(2)工资福利档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,以及工资、奖金分配办法、考核资料,福利发放及变更记录、月度员工考勤汇总等。
(3)教育培训档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,教育培训工作、教育管理等活动中产生的,经整理并保存下来的具有价值的文字资料、授课讲义、考试资料、图表、照片和音像资料等。
(4)行政人事档案
有关请示、批复、报告、通知等文件、工作计划,卫生防疫检查记录、员工健康检查材料、食品卫生检查资料、员工餐厅有关管理资料等。
(5)人力资源部的工作档案按年度建立索引、装订成册。