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集团公司礼赠品管理制度
第一章总则
第一条为规范公司礼(赠)品的管理,特制订本制度。
第二条本制度适用于江苏xx实业集团有限公司。
第二章管理条例
第三条礼品采购
(一)行政部负责人根据礼品的日常用量,确定各类礼品的最高、最低库存量。
(二)行政部库房管理员负责定期清点各类礼品的库存量,当库存接近最低库存量时,应及时将请购计划报行政部负责人审批。
(三)每逢春节、中秋、'十一'等重大节假日,各相关部门须提前一个月向行政部上报礼品计划,由行政部负责人根据计划确定采购量。
(四)礼品采购由行政部负责人统一安排,视实际情况由供应部或相关人员办理采购。
第四条礼(赠)品的缴库
(一)礼品入库:库房管理员必须查点礼品的数量、标识等项目,如发现礼品数量、单据等不齐全、标识不清或质量有问题时,不得办理入库手续。
(二)赠品入库:所有因工作关系获赠的总价值超过30元(含)的礼品均应按公司规定,上缴至行政部统一管理。
(三)公司采购或员工获赠的礼品缴库时,应填写缴库单。赠品缴库时须备注赠送方或赠送事由。
(四)缴库单填写要求:对缴库部门或个人、时间、礼品名称及规格、单位、价格、数量逐项填写。验收人、缴库人、缴库部门及行政部负责人签字有效。
第五条礼品库管理
(一)礼品库由库房管理员负责管理,由保安协助管理。
(二)由当值保安负责对当日烟、酒等礼品领用进行登记,由库房管理员于每日上班后及每日下班前对库房礼品数进行清点并登记台帐,当值保安于每日下班前对库房礼品数进行清点并登记台帐,严禁漏盘、少盘、错盘现象。
(三)查点中发现问题和差错,应及时查明原因,并进行相应处理。
(四)库房钥匙由库房管理员负责保管。库房管理员不在岗时,钥匙由当值保安负责人负责保管。未经行政部负责人批准,任何人不得将库房钥匙带出公司,更不得将库房钥匙转交他人使用或代为保管。
(五)烟、酒、茶叶、食品等要分类存放,做到标识清楚、摆放整齐;礼品在存放时应摆放合理,搬运时应小心轻放,避免发生破损。礼品如有破损,库房管理员应及时上报行政部负责人,由行政部负责人根据破损原因进行处理。
(六)库房管理员必须定期对礼品进行分类整理,对存放期限较长,逾期失效等不良存货,要以书面形式报至行政部负责人处,由行政部负责人提出处理意见,处理结果须报送财务部门。
第六条礼(赠)品领用
(一)礼品出库必须遵循先进先出原则。
(二)各部门如需领用礼品必须填写《礼品领用申请单》,对领用部门、领用事由、礼品名称及规格、单位、要数、所送单位及人员姓名逐项填写,由领用部门负责人签字后交行政部负责人审核签字。
(三)《礼品领用申请单》经行政部负责人签字同意后,领用部门方可填写出库单办理礼品领用。
(四)库房管理员见出库单方可为领用部门领用礼品。出库单填写要求:对领用部门、礼品名称及规格、单位、要数逐项填写,由领用部门经办人、负责人签字,行政部负责人审核签字、发货人签字。库房保管员在单据不符合要求或没有出库单的情况下发货,责任由保管员承担。
第七条礼品退库
(一)对没有用完的礼品,原出库部门或出库经办人要立即办理退库手续,如因特殊原因礼品未能及时用完,超过二天时间必须办理退库,杜绝自行存放。
(二)退库时,验收人员应认真点验,并准确、逐项填写缴库单,要求使用红色复写纸、红色水笔,经领用部门经办人、负责人及行政部验收人、负责人签字生效。
第八条礼品台帐处理
(一)礼品台帐由库房保管员负责建立,按品名分页建立数量、金额多栏式台帐,台帐建立应将礼品与赠品分开入帐。
(二)行政部负责根据相关缴库单和出库单进行不定期核查,发现问题及时上报。
(三)各类单据不得随意涂改,发生涂改的单据视为作废。
第三章考核办法
第九条采购人、保管员、领用经办人如有作假或偷窃行为,一经查出,十倍赔偿经济损失并开除。
第十条出现礼品丢失,相关责任人将按礼品进价进行赔偿。
第十一条因摆放或搬运不当造成礼品损坏的,相关责任人将按礼品进价赔偿。
第十二条出现下列情形的,将根据情节扣除责任人相应绩效分数
(一)因库存不足影响使用的;
(二)礼品的缴、领、退等手续不清的;
(三)台帐混乱不清,无日报表和库存清单的;单据保管不善造成破损或遗失的;
(四)未实施监督与定期盘存的;
(五)未按要求领、退礼品的。
第四章附则
第十三条本制度解释权归行政部,监督执行权归总经办。
第十四条本制度自颁布之日起正式执行。