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学院公文管理制度
第一条 凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件,由院办统一印发,凡属部门职权范围内可以决定的,或属于一般性通知和业务上的文件,由各部门印发,涉及几个部门的可以联合印发。
第二条 学院文件包括上行文和下行文,上行文以“安外院”形式成文,下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容,先由相关职能部门起草,部门负责人核稿,经院办主任审核,报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字,由文印室打印上报或下发。
第三条 院长办公会议纪要,由院办公室文字秘书整理,办公室主任审核,主持会议的院长或副院长签发。
第四条 院办公室文件,使用统一的红头处室函件文稿纸行文,由院办公室文字秘书起草和核稿,院办公室主任核发。
第五条 各职能部门文件,各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文,由各部门秘书起草,部门负责人核发。
第六条 行文时,严格按照《行政发文格式规范》(附后)要求行文。
第七条 学院或各部门以红头文件印发的文件,一律报董事会办公室备案;文件内容涉及董事会的,需报董事会批准审阅。
第八条 下行文分发之前均要留两份存档,一份存放档案室,一份存放文印室备查。
第九条 学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人,做到“三勤”:勤催办,勤检查,勤回收。
第十条 收文处理
(一)收到上级文件后,由院办公室专人拆封,认真核对份数,统一编号,及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见,再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导,领导也不得直接接收公文。
(二)文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办,及时检查、反馈,汇报贯彻执行情况。
第十一条 发文处理
(一)公文在送交领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿,再由相关领导签发。
(二)签发后的公文不得再做任何修改,若确需修改,必须重新送签。
(三)下发文件时,明确份数,严格履行发文登记(签字)手续。
(四)公文处理完毕后,要及时送交整理立卷,个人不得私自保存应存档的文件。
第十二条 传阅文件有专用文件夹,做到及时,准确,去向清楚。达到“三不”:批阅不积压,承办不横传,传阅范围不扩大。
第十三条 借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人(借阅者)签字手续,阅后及时归还。
第十四条 缴毁文件有清单。对清缴上来的文件,按规定该存档的存档,该上缴的上缴,该销毁的销毁,无论是存档,上缴或是销毁,都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为3年,上级来文保存期为2年,其他文件保存期为1年。
第十五条 存放文件有专柜。需要继续保存的文件,要设专柜专人分类保管。
第十六条 秘密文件不准与其它公文混存,更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。
第十七条 参加上级召开的会议带回的文件,一律交文秘人员登记。
第十八条 本制度由院办公室负责解释。
附:行政发文格式规范
1、发文字号和签发人
上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,在红色反线之上4mm处居中排布;下行文的发文字号在红色反线之上4mm处,居左空一字,签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字,“签发人”用3号仿宋体字,“签发人”后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
2、公文标题
应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。公文标题为二号宋体,在红色反线下空2行,可分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
3、公文正文
主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要,层次清楚。
正文内小标题分级为:一、(一) 1、(1)的顺序,通常一级小标题为黑体字加粗,二级小标题为楷体加粗。
文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字,正文用3号仿宋体字,正文一般每面排22行,每行排28个字。纸张一般采用国际标准a4型(210m m×297mm),左侧装订。
4、成文日期
成文日期以负责人的签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全,"零"写为"○"。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
5、附注
公文如有附注(需要说明的其他事项),如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等,应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
6、主题词
上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号。词目用3号小标宋体字;词目之间空1字,并刊于抄送栏横线之上。
7、抄送机关
指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列,抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。
8、印发机关和印发日期
印发机关指公文的印制主管部门;印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下,占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字"共印××份"。
9、页面设置
页边距:上、下为2.5厘米,左、右为2厘米。
10、盖章
加盖印章要端正、居中,齐上2/3。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面,不要采取标识"此页无正文"的方法解决。