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顾问项目管理处资产管理制度
1、目的:
为了加强资产管理,监督并促进资产的妥善保管、合理使用,不断提高资产的利用率和完好率,根据公司实际情况制定本制度。
2、适用范围:
****管理处。
3、职责:
综合管理部负责管理处资产整体管理工作,各部门负责部门资产管理。
4、方法和过程控制:
4.1 固定资产、低值易耗品的划分标准及管理范围。
4.1.1固定资产:凡满足下列条件之一的资产均纳入固定资产管理范畴内。
4.1.1.1直接服务于企业经营,单位价值在1000元以上,使用期限超过一年以上的。
4.1.1.2非经营用,单位价值在2000元以上,使用期限超过二年以上的。
4.1.2低值易耗品
4.1.2.1单位价值在100元以上的各种物品,不能列入固定资产核算范围,但属于一次领用,多次消耗,建立备查薄,纳入本办法的管理范围。
4.1.2.2单位价值在100元以下的各类办公用品及耗材,此类物品一次性领用,一次性摊销,直接计入期间费用,不在本办法的管理范围之列。
4.1.3本办法管理范围之内的物品以下统称资产。
4.2管理原则
4.2.1对资产实行归口管理,即财务部负责资产的金额核算和控制。综合管理部对实物进行分级管理,即综合管理部负责全公司资产的统一协调及各部门的资产管理,具体办理资产的购置、领用、转让、维修、报废、使用等手续。各部门负责人应及时将资产变更情况报于综合管理部备案,综合管理部按月出具部门调整情况报财务部,做到帐实相符。
4.2.2建立谁使用谁负责、谁丢失谁赔偿的责任使用制度,做到资产有人管、损坏有人赔。部门负责人对本部门领用的资产负责,责任人发生变更,必须办理资产交接手续。所有资产未经公司批准一律不允许外借。
4.2.3公司资产细类:公司资产共分为以下细类:
4.2.3.1电脑设备类;
4.2.3.2家私类;
4.2.3.3机械、工具、设备类;
4.2.3.4通讯设备类;
4.2.3.5保安消防器械类;
4.2.3.6电子、电器类;
4.2.3.7其它类。
4.2.3.8资产在分类记帐时按照从1-7的顺序,能进入上一级类别的不进入下一级类别。
4.3管理细则
4.3.1编号
由财务部、综合管理部根据各部门具体情况对纳入本办法管理范围内的物品按财产类别和使用部门进行详细分类和对应编号,统一造册。
4.3.1.1固定资产编号采用四段码格式
即:部门--资产类别--资产名称--顺序号,以各段码的首位拼音为简码,如:z--g--电脑---01
表示为综合管理部(z)固定资产(g)编号为01的电脑。
4.3.1.2低值易耗品编号采用四段码格式
即:部门名--资产类别--资产名称--顺序号
如:z--d--办公桌--02
表示为综合管理部低值易耗品编号为02的办公桌
4.3.2采购
4.3.2.1使用部门填写《申购单》,由综合管理部进行核查(若有同类资产闲置或配置过量,有权统一调配,防止重复购置,造成资源浪费)。
4.3.2.2如需采购,则由经理审核后转综合管理部在两天内完成询价,并将三家报价单、物资请购单及报批文件交财务、经理审核。
4.3.2.3 经经理审核之后如需采购的采购单报公司副总审批,采购预计金额小于5000元的经公司副总审批即可,大于(或等于)5000元的申购单,除需经副总审批外还需经公司总经理审批。
4.3.2.4 综合管理部凭管理处(公司)批复的《申购单》及'报批文件'实施购置。
4.3.3入库
4.3.2.1实物到位后,综合管理部仓库管理员四小时内办理相应的资产验收手续。如验收不合格,则返回采购,如合格办理入库,填写一式三联《入库单》,(采购员、财务部、仓库各一联),并建立明细帐存档备查。
4.3.2.2有关技术方面的鉴定由管理处确定的专业人员进行验收,并出具验收报告。申请付款时,必须将发票、验收报告、入库单备齐粘贴,做好付款凭据。
4.3.2.3财务部应按规定设立固定资产、低值易耗品明细分类帐,依据发票、入库单及验收报告等确定其入帐价值。
4.3.2.4制卡片:每一资产设立'资产卡片',由综合管理部仓库管理员负责在24小时内完成资产卡片的制作,办法管理范围内的物品均须实物到人,每一卡片指定一名责任人,注明资产编号、名称、使用部门、责任人。
4.3.2.5变更:责任人变更时由综合管理部负责更换卡片。
4.3.4领用(资产转移)
4.3.4.1 使用部门填写《领用单》,经部门主管、管理处经理审批后,由财务部会计在4小时内登记资产转移,开具《资产转移单》,完成资产转移手续。
4.3.4.2责任人填写《资产使用(保管)责任书》对资产的正常使用及完好性等负一切相关责任。
4.3.4.3综合管理部仓库管理员开具一式三联《出库单》(仓库、领用人、财务各一联),并及时变更登记各部门资产新增、转移等。
4.3.4.4仓库:按物品类别记录资产物品的出入库情况,并负责月底会计资产帐目同仓库明细帐核对工作。
4.3.5维修、报废及处置
4.3.5.1资产的维修、报废,由使用人报部门主管、综合管理部,由综合管理部在8小时内根据损坏情况,做不同处理,小修理应由内部专职人员自行维修;需外修的,填写《申请报修/报废单》写明维修数量、设备状况、维修费用等,报财务、管理处经理在4小时内审核后,根据不同情况报公司批复,维修、报废金额小于5000元的须经公司副总审批,大于(或等于)5000元的,除经公司副总审批外还须经公司总经理审批;属人为造成的损坏,按损坏程度由责任人赔偿。
4.3.5.2资产的维修(如电脑、对讲机、车辆等),须建立维修档案,按资产编号详细记录该资产的维修情况。综合管理部仓库管理员负责管理处的维修记录。
4.3.5.3 资产处置:由于管理处经营调整,对部分闲置不用或配置过量的资产要及时收回,可由各部门在综合管理部领取《物品返还表》,经综合管理部经理签批后,退回仓库
,注销原使用部门和责任人,由综合管理部调配给申购其它部门,以保证资产的充分利用及避免浪费;无法收回且难存放的资产,可由使用部门提出处理意见,报管理处经理、财务部及公司批复后,按市场现行价售卖,减少闲置占有资金及库房占用。
4.3.6盘点:各部门及仓库建立资产月度盘点制度,在每月25日进行盘点,30日前出具盘点表,综合部主管及财务部会计在各部门完成盘点后于24小时内完成资产复盘,并且出具盘点报告交管理处经理,对重要资产进行不定期抽查,在资产盘点中如发现资产丢失或无故损毁,要查明原因和责任人员,并及时提报处理意见。
4.3.7实物负责人变更、移交
4.3.7.1部门内部资产调整,由本部门主管监交实际使用人之间的资产交接手续,并报仓库管理员。
4.3.7.2部门之间、职能部门与公司之间资产发生调整时,由综合管理部负责监交,并将调整结果备案。
4.3.7.3实物负责人调离本岗位,必须由综合管理部负责监交,并据此登记资产转移事项。
4.3.7.4离职移交:离职人员所使用的资产必须办理移交,由综合管理部、部门负责人监督,财务部方可结算工资,否则造成损失要追究部门负责人和当事人的责任。
4.3.8合理调配
4.3.8.1资产调配:综合管理部根据各部门的申请提出合理调配意见,由综合管理部填写一式四联《资产调拨单》(综合管理部一联,财务部一联,调入、调出部门各一联),相关人员签字,办理实物责任转移手续。固定资产须经管理处经理批准;低值易耗品经部门主管、综合管理部主管批准后办理。调动(指部门与部门之间),必须重新调整办公设施,须在综合管理部办理有关手续。
4.3.8.2人员增加需要增配办公设备时,由使用部门与综合管理部联系解决,根据需要给予申购、调配、增补,不允许私自挪用。
4.3.9资产受赠:资产因其他公司拨入、赠与而取得应填写价格,如原价无法查得或无原价者,由综合管理部会同财务部等相关部门予以估价,重置入帐。
4.3.10跟踪管理
4.3.10.1综合管理部应保证资产的及时、经济购置、调配,加强资产的日常管理、监控,对资产在使用当中发生的不正当使用行为要及时进行制止,对使用部门在屡次劝告无效的情况下,根据情节轻重报公司处理。
4.3.10.2分析资产的使用、维修等情况,使资产使用合理、配置有效;
4.3.10.3实物负责人将资产在使用中发生的问题,及时反馈给仓库管理员,并针对资产的实际使用情况,提出合理化建议。
4.3.10.4财务部门应加强核算、分析,定期出具资产财务分析报告,以利公司相关决策需要。
4.3.11建立赔偿制度:资产发生损坏、短少时,若因人为造成(由综合管理部、财务部、相关部门共同进行责任鉴定),实物负责人需按市场维修价格或同类商品(同等新旧)的重置价格进行赔偿,直至追究法律责任。(各部门主管可根据本部门的情况,制定符合本部门的资产赔偿制度,将赔偿落实到实际现责任人)。
4.3.12日常管理流程
4.3.12.1资产日常管理分工表
日常管理分工
综合管理部
1、保管公共办公场所和公用财产
2、监督财产使用,进行财产调配、维护
3、办理资产转移、退库、交接,填写资产调拨通知单
4、制作'资产卡片',核对使用部门资产盘点表
5、鉴定资产丢失损毁责任、办理资产报损申请
6、负责资产变更后的换卡、销卡工作
财务部1、监督资产转移、交接。
2、鉴定资产丢失损毁责任、办理资产报损申请
3、组织资产对帐,对帐中发现的问题提报处理意见
使用部门1、负责资产的安全使用和妥善保管
2、定期检查、及时反映本部门领用资产状况
3、认真做好部门内部使用人、责任人的变更登记工作。
5.资产操作表格
1、《物资请购单》
2、《物资采购三家比对明细表》
3、《入库单》
4、《出库单》
5、《资产转移单》
6、《调拨单》
7、《资产盘点表》
8、《物资领用登记表》
9、《物资使用责任书》
10、《资产报修/报废/处置申请单》