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酒店设施设备管理制度:设备台账、档案资料管理制度
1.设备建立台账范围
凡价值在2000元以上,连续使用一年以上,安全寿命周期内都需要技术管理的固定资产,都应列入设备台账;
2.设备分类及编号应按照各部门设备功能分为七大类;采用五级号码制:
生活服务设备-s 信息设备-*
文娱保健设备-w 环境美化设备-h
保安设备-b 交通运载设备-j
其他设备-q
设备编号说明:
(1)设备的统一编号即为各部门固定资产编号,为了统一方便,号码顺序从1开始(不从0开始);
(2)如有报废和调拨出部门,其编号应永久保留,并说明调出原因,不要用新购进或其他设备来填补报废设备的旧编号;
(3)设备的附件或附属设备不必另外单独编号,而可以在主机编号之后编附机号;
(4)每台设备都必须在明显处装订上固定资产编号或喷上编号;
3.设备管理类别划分原则及代号
(1)重点设备:用a表示;凡具备下列条件之一者,为重点设备:
a.负荷高、耗能大、连续性运行的设备;
b.对经营质量影响大的设备;
c.停机后,对经营及酒店声誉有严重影响的设备;
d.修理复杂程度高的设备;
e.备品、配件供应困难的设备;
f.出现故障或事故严重影响人身安全的设备;
g.对环境保护及作业有严重影响的设备;
h.单台(套)设备原值在五万元以上的设备;
例:锅炉、变压器、高低压配电设备、压力容器、大型制冷机组、大型空调设备、电梯等;
(2)重要设备:用b表示;凡具备下列条件之一者,为重要设备:
a.多班运行或开机时间长的设备;
b.需要经常或定期调整的设备;
c.故障停机对酒店经营有影响的设备;
d.故障频次多或停机时间长的设备;
e.有一定修理复杂程度的设备;
f. 配件供应周期长的设备;
g.对操业人员安全及环境污染有影响的设备;
h.单台(套)原值在一万元以上的设备;
例:各种泵、通风机、音响设备、灯光设备、计算机、运输车辆等;
(3)一般设备:用c表示;凡属下列情况之一的设备,为一般设备:
a.负荷低、开机时间短;
b.对生产、经营质量影响不大的设备;
c.修理复杂程度低或不维修设备;
d.故障停机不影响经营的设备;
e.不构成重点、重要设备的其他设备;
例:彩电、风机盘管、分体空调、窗式空调等;
4.设备台账内容
(1)使用单位:填写单位名称及酒店编号;
(2)管理类别:按上面的规定填写;
(3)设备名称:按设备铭牌填写;
(4)设备编号:按上面的规定填写;
(5)相关设备编号:填写与本设备相关设备的编号;
(6)固定资产编号:按固定资产账上填写;
(7)规格型号:按设备铭牌填写;
(8)总电功率:填写本设备需要的总电功率;
(9)制造单位:按设备铭牌填写;
(10)出厂编号:按设备铭牌填写;
(11)出厂日期:按设备铭牌填写;
(12)启用日期:填写实际投入使用的日期;
(13)安装地点:填写设备安装的具体地点;
(14)设备原值:按固定资产账填写;
(15)预计残值:按固定资产账填写;
(16)计提折旧:填写累提的折旧额;
(17)使用年限:填写预计使用的年限;
(18)设备现状:填写'在用'或'封存'、'闲置'、'报废'等;
(19)备注:填写其他需要说明的内容。
5.设备台账卡由工程总监/经理或项目主管填制,总监秘书负责保管存档。
6.设备情况发生变化,及时修正台账记录。
7.根据台账,定期对的所有设备进行盘查,做到账物相符。
8.设备技术档案管理
(1)所有重点、重要设备以及列入计划检修的一般设备,都应建立技术档案;特种设备技术档案的建立,应符合劳动管理部门的要求,按劳动局要求的格式建立,其他设备按和管理公司要求建立;
(2)设备技术档案由工程总监/经理秘书负责收集、修订、整理立卷、归档和借阅;做到技术档案能及时、准确地反映设备的运行状况;
(3)应根据设备技术档案所记载的设备信息,及时分析、研究指导设备维护、检修及改造、更新。
9.设备技术资料管理
(1)酒店技术资料由工程总监/经理秘书负责收集、整理、核实、登记和保管,坚决杜绝资料散落个人手中的现象;
(2)设备技术资料应包括的主要内容:
a.设备选型及技术经济论证材料;
b.上级及领导批准购置的文件;
c.设备购置合同;
a.设备出厂合格证;
e.设备装箱单及开箱验收记录;
f.设备安装、调试记录及竣工图;
g.设备使用说明书及进口设备说明书中文译本;
h.设备图纸和备件图册
10.使用设备技术资料,使用部门一般使用复印件,如不便复印,可将资料归档后,经工程总监/经理批准,指定负责人,由使用者办理长期原件借用手续,存放于使用部门。
11.设备技术资料一般不送档案室归档(或将复印件送档案室归档),存放于工程部技术档案柜。
12.资料档案的管理
(1)维护档案室的清洁环境和资料的保管环境;
(2)借还资料档案的手续清楚,送阅、交办的文件要及时,并有责任催办;
(3)文件、资料归档要及时,做到每月整理一次,每年清理一次,分门别类做好归档并做好记录;
(4)遵守保密规定,未经有关领导授权或批准,一切文件资料不得外传外借
13.资料档案的使用规定
(1)查阅资料档案应在档案室指定环境范围内进行,未履行借阅登记手续,任何人不得擅自将资料带离档案室;
(2)在使用资料档案时,使用人不得吸烟、喝水、吃食物,以免造成损坏;
(3)不得在资料档案上勾画、涂抹,不得对档案有撕损、剪切等破坏行为,必须保证资料档案的完好无损;
(4)资料档案在档案室外未被使用时,不得长时间摆放在桌面上,应及时放入专用档案柜中保存;
(5)未经许可不得擅自拍照、抄录、复印;